verwerkersovereenkomst


HEEFT U PERSONEEL IN DIENST?

Dan verwerkt u persoonsgegevens. Voor het verwerken van persoonsgegevens heeft u met de wet Algemene Verordering Gegensbescherming (AVG) per 25 mei 2018 een beveiligde omgeving nodig. Mijnpersoneelsdossier.nl voldoet aan de AVG eisen en verwerkt alle dossiergegevens voor u!

AVG formulier

Verwerkersovereenkomst

Verwerkingsverantwoordelijke, de klant ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer x (hiermee:Verwerkingsverantwoordelijke),
en
Mijnpersoneelsdossier.nl, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 56819412 (hierna: Verwerker),

overwegende, dat

  • de Verwerkingsverantwoordelijke beschikt over persoonsgegevens van diverse betrokkenen,
  • de Verwerkingsverantwoordelijke bepaalde vormen van verwerking wil laten verrichten door de Verwerker, waarbij de Verwerkingsverantwoordelijke het doel en de middelen aanwijst,
  • de Verwerker hiertoe bereid is en tevens bereid is verplichtingen omtrent beveiliging en andere aspecten van de Wet bescherming persoonsgegevens (hierna: Wbp) na te komen, voor zover dit binnen zijn macht ligt,
  • Partijen, mede gelet op het vereiste uit artikel 14 lid 5 van de Wet bescherming persoonsgegevens, hun rechten en plichten schriftelijk wensen vast te leggen,
  • waar in deze Verwerkersovereenkomst gerefereerd wordt aan bepalingen uit de Wbp, per 25 mei 2018 de corresponderende bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming worden bedoeld.

zijn het volgende overeengekomen:

  • Artikel 1. Doeleinden van verwerking
    1.1. Verwerker verbindt zich onder de voorwaarden van deze Verwerkersovereenkomst in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens te verwerken. Verwerking zal uitsluitend plaatsvinden in het kader van beheer van de personeelsadministratie van Verwerkingsverantwoordelijke, , plus die doeleinden die daarmee redelijkerwijs samenhangen of die met nadere instemming worden bepaald.
    1.2. De persoonsgegevens die door Verwerker in het kader van de werkzaamheden als bedoeld in het vorige lid worden verwerkt en de categorieën van de betrokkenen van wie deze afkomstig zijn, zijn opgenomen in Bijlage 1. Verwerker zal de persoonsgegevens niet voor enig ander doel verwerken dan zoals door Verwerkingsverantwoordelijke is vastgesteld. Verwerkingsverantwoordelijke zal Verwerker op de hoogte stellen van de verwerkingsdoeleinden voor zover deze niet reeds in deze Verwerkersovereenkomst zijn genoemd.
    1.3. De in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke te Verwerken persoonsgegevens blijven eigendom van Verwerkingsverantwoordelijke en/of de betreffende betrokkenen.
    1.4. Verwerkingsverantwoordelijke staat er voor in dat de verwerking van persoonsgegevens onder één van de vrijstellingen onder de Wbp valt.
  • Artikel 2. Verplichtingen Verwerker
    2.1. Ten aanzien van de in artikel 1 genoemde verwerkingen zal Verwerker zorg dragen voor de naleving van de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder in ieder geval begrepen de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Wet bescherming persoonsgegevens.
    2.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke, op diens eerste verzoek daartoe, informeren over de door haar genomen maatregelen aangaande haar verplichtingen onder deze Verwerkersovereenkomst.
    2.3. De verplichtingen van de Verwerker die uit deze Verwerkersovereenkomst voortvloeien, gelden ook voor degenen die persoonsgegevens verwerken onder het gezag van Verwerker, waaronder begrepen maar niet beperkt tot werknemers, in de ruimste zin van het woord.
    2.4. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis stellen indien naar zijn mening een instructie van de Verwerkingsverantwoordelijke in strijd is met de in lid 1 bedoelde wetgeving.
    2.5. Verwerker zal, voor zover dat binnen haar macht ligt, bijstand verlenen aan Verwerkingsverantwoordelijke ten behoeve van het uitvoeren van gegevensbeschermingseffectbeoordelingen (PIA’s).
  • Artikel 3. Doorgifte van persoonsgegevens
    3.1. Verwerker mag de persoonsgegevens verwerken in landen binnen de Europese Unie. Doorgifte naar landen buiten de Europese Unie is verboden.
    3.2. Verwerker zal Verwerkingsverantwoordelijke melden om welk land of welke landen het gaat.
  • Artikel 4. Verdeling van verantwoordelijkheid
    4.1. De toegestane verwerkingen zullen handmatig door medewerkers van Verwerker worden uitgevoerd.
    4.2. Verwerker is louter verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens onder deze Verwerkersovereenkomst, overeenkomstig de instructies van Verwerkingsverantwoordelijke en onder de uitdrukkelijke (eind-)verantwoordelijkheid van Verwerkingsverantwoordelijke. Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens, waaronder in ieder geval begrepen, maar niet beperkt tot, de verzameling van de persoonsgegevens door de Verwerkingsverantwoordelijke, verwerkingen voor doeleinden die niet door Verwerkingsverantwoordelijke aan Verwerker zijn gemeld, verwerkingen door derden en/of voor andere doeleinden, is Verwerker uitdrukkelijk niet verantwoordelijk.
    4.3. Verwerkingsverantwoordelijke garandeert dat de inhoud, het gebruik en de opdracht tot de verwerkingen van de persoonsgegevens zoals bedoeld in deze verwerkersovereenkomst niet onrechtmatig zijn en geen inbreuk maken op enig recht van derden.
  • Artikel 5. Inschakelen van derden of onderaannemers
    5.1. Verwerker mag in het kader van deze verwerkersovereenkomst gebruik maken van derden onder voorwaarde dat deze vooraf worden gemeld aan Verwerkingsverantwoordelijke; Verwerkingsverantwoordelijke mag bezwaar maken indien het gebruik van een specifieke gemelde derde onaanvaardbaar voor haar is.
    5.2. Verwerker zorgt er in ieder geval voor dat deze derden schriftelijk ten minste dezelfde plichten op zich nemen als tussen Verwerkingsverantwoordelijke en Verwerker zijn overeengekomen. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht de mogelijk hierbij betrokken overeenkomsten in te zien.
    5.3. Verwerker staat in voor een correcte naleving van de plichten uit deze Verwerkersovereenkomst door deze derden en is bij fouten van deze derden zelf aansprakelijk voor alle schade alsof zij zelf de fout(en) heeft begaan.
  • Artikel 6. Beveiliging
    6.1. Verwerker zal zich inspannen voldoende technische en organisatorische maatregelen te nemen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen van persoonsgegevens, tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking (zoals onbevoegde kennisname, aantasting, wijziging of verstrekking van de persoonsgegevens).
    6.2. Verwerker heeft in ieder geval de volgende maatregelen genomen:
  1. Logische toegangscontrole, gebruik makend van: sterke wachtwoorden,
  2. Beveiliging van netwerkverbindingen via Secure Socket Layer (SSL) technologie
  3. Een beveiligd intern netwerk
  • 6.3. Verwerker staat er niet voor in dat de beveiliging onder alle omstandigheden doeltreffend is. Indien een uitdrukkelijk omschreven beveiliging in de Verwerkersovereenkomst ontbreekt, zal Verwerker zich inspannen de beveiliging te laten voldoen aan een niveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de persoonsgegevens en de aan het treffen van de beveiliging verbonden kosten, niet onredelijk is.
    6.4. Verwerkingsverantwoordelijke stelt enkel persoonsgegevens aan Verwerker ter beschikking voor verwerking, indien zij zich ervan heeft verzekerd dat de vereiste beveiligingsmaatregelen zijn getroffen. Verwerkingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van de door Partijen afgesproken maatregelen.
  • Artikel 7. Meldplicht
    7.1. Verwerkingsverantwoordelijke is te allen tijde verantwoordelijk voor het melden van een beveiligingslek en/of datalek (waaronder wordt verstaan: een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens die leidt tot een kans op nadelige gevolgen, dan wel nadelige gevolgen heeft, voor de bescherming van persoonsgegevens) aan de toezichthouder en/of betrokkenen. Om Verwerkingsverantwoordelijke in staat te stellen aan deze wettelijke plicht te voldoen, stelt Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke binnen een redelijke termijn op de hoogte van het beveiligingslek en/of het datalek.
    7.2. Een melding moet alleen bij gebeurtenissen met grote impact worden gedaan, en alleen als de gebeurtenis zich daadwerkelijk voorgedaan heeft.
    7.3. De meldplicht behelst in ieder geval het melden van het feit dat er een lek is geweest. Daarnaast behelst de meldplicht:
  • de aard van de inbreuk in verband met persoonsgegevens, waar mogelijk onder vermelding van de categorieën van betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie en, bij benadering, het aantal betrokkenen en persoonsgegevensregisters in kwestie;
  • de naam en de contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming of een ander contactpunt waar meer informatie kan worden verkregen;
  • de waarschijnlijke gevolgen van de inbreuk in verband met persoonsgegevens;
  • de maatregelen die de Verwerker heeft voorgesteld of genomen om de inbreuk in verband met persoonsgegevens aan te pakken, waaronder, in voorkomend geval, de maatregelen ter beperking van de eventuele nadelige gevolgen daarvan.
  • Artikel 8. Afhandeling verzoeken van betrokkenen
    8.1. In het geval dat een betrokkene een verzoek tot uitoefening van zijn/haar wettelijke rechten richt aan Verwerker, zal Verwerker het verzoek van de betrokkene zelf afhandelen, en de Verwerkingsverantwoordelijke van de afhandeling op de hoogte stellen.
    8.2. Verwerker mag de kosten voor de afhandeling van het verzoek niet doorbelasten aan Verwerkingsverantwoordelijke.
  • Artikel 9. Geheimhouding en vertrouwelijkheid
    9.1. Op alle persoonsgegevens die Verwerker van Verwerkingsverantwoordelijke ontvangt en/of zelf verzamelt in het kader van deze Verwerkersovereenkomst, rust een geheimhoudingsplicht jegens derden. Verwerker zal deze informatie niet voor een ander doel gebruiken dan waarvoor zij deze heeft verkregen, zelfs niet wanneer deze in een zodanige vorm is gebracht zodat deze niet tot betrokkenen herleidbaar is.
    9.2. Deze geheimhoudingsplicht is niet van toepassing voor zover Verwerkingsverantwoordelijke uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven om de informatie aan derden te verschaffen, indien het verstrekken van de informatie aan derden logischerwijs noodzakelijk is gezien de aard van de verstrekte opdracht en de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, of indien er een wettelijke verplichting bestaat om de informatie aan een derde te verstrekken.
  • Artikel 10. Audit
    10.1. Verwerkingsverantwoordelijke heeft het recht om audits uit te voeren ter controle van naleving van de beveiligingseisen, naleving van de algemene regels rond verwerking van persoonsgegevens, misbruik van persoonsgegevens door medewerkers van de verwerker, naleving van alle punten uit de Verwerkersovereenkomst, en alles dat daar direct verband mee houdt.
    10.2. Deze audit mag plaatsvinden bij een concreet vermoeden van misbruik van persoonsgegevens.
    10.3. Verwerker zal aan de audit meewerken en alle voor de audit redelijkerwijs relevante informatie, inclusief ondersteunende gegevens zoals systeemlogs, en medewerkers zo tijdig mogelijk ter beschikking stellen.
    10.4. De bevindingen naar aanleiding van de uitgevoerde audit zullen door Partijen in onderling overleg worden beoordeeld en, naar aanleiding daarvan, al dan niet worden doorgevoerd door één van de Partijen of door beide Partijen gezamenlijk.
    10.5. De kosten van de audit worden door Verwerker gedragen indien er niet conform de Verwerkersovereenkomst blijkt te zijn gewerkt, en/of er fouten worden gevonden in de bevindingen, die toegerekend moeten worden aan Verwerker. In ieder ander geval zullen de kosten van de Audit worden gedragen door Verwerkingsverantwoordelijke.
  • Artikel 11. Aansprakelijkheid en boetebepalingen
    11.1. De aansprakelijkheid van Verwerker voor schade als gevolg van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Verwerkersovereenkomst, dan wel uit onrechtmatige daad of anderszins, is uitgesloten. Voor zover voornoemde aansprakelijkheid niet kan worden uitgesloten is deze per gebeurtenis (een reeks opeenvolgende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis) beperkt tot de vergoeding van directe schade, tot maximaal het bedrag van de door Verwerker ontvangen vergoedingen voor de werkzaamheden onder deze Verwerkersovereenkomst over de maand voorafgaande aan de schadeveroorzakende gebeurtenis. De aansprakelijkheid van Verwerker voor directe schade zal in totaal nooit meer bedragen dan het bedrag dat Verwerker maandelijks factureerd aan de Verwerkingsverantwoordelijke.
    11.2. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan alle schade bestaande uit:
  • schade direct toegebracht aan stoffelijke zaken (“zaakschade”);
  • redelijke en aantoonbare kosten om de Verwerker ertoe te manen de Verwerkersovereenkomst (weer) deugdelijk na te komen;
  • redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade voor zover betrekking hebbende op de directe schade zoals hier bedoeld is; en
  • redelijke en aantoonbare kosten die Verwerkingsverantwoordelijke heeft gemaakt ter voorkoming of beperking van de directe schade zoals in dit artikel bedoeld.
  • 11.3. De aansprakelijkheid van Verwerker voor indirecte schade is uitgesloten. Onder indirecte schade wordt verstaan alle schade die geen directe schade is en daarmee in ieder geval, maar niet beperkt tot, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade door het niet bepalen van marketingdoeleinden, schade verband houdende met het gebruik van door Verwerkingsverantwoordelijke voorgeschreven gegevens of databestanden, of verlies, verminking of vernietiging van gegevens of databestanden.
    11.4. De in dit artikel bedoelde uitsluitingen en beperkingen komen te vervallen indien en voor zover de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van Verwerker of haar bedrijfsleiding.
    11.5. Tenzij nakoming door Verwerker blijvend onmogelijk is, ontstaat de aansprakelijkheid van Verwerker wegens toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst slechts indien Verwerkingsverantwoordelijke de Verwerker onverwijld schriftelijk in gebreke stelt, waarbij een redelijke termijn voor de zuivering van de tekortkoming wordt gesteld, en Verwerker ook na die termijn toerekenbaar blijft tekortschieten in de nakoming van haar verplichtingen. De ingebrekestelling dient een zo volledig en gedetailleerd mogelijke omschrijving van de tekortkoming te bevatten, opdat Verwerker in de gelegenheid wordt gesteld adequaat te reageren.
    11.6. Iedere vordering tot schadevergoeding door Verwerkingsverantwoordelijke tegen Verwerker die niet gespecificeerd en expliciet is gemeld, vervalt door het enkele verloop van twaalf (12) maanden na het ontstaan van de vordering.In het geval van schending van artikel 9 bedraagt de boete € 50,00 per overtreding en € 10,00 per dag dat de schending voortduurt met een maximum van (12) maanden dat gefactureerd is.
  • Artikel 12. Duur en beëindiging
    12.1. Deze Verwerkersovereenkomst komt tot stand door ondertekening van Partijen en op de datum van de laatste ondertekening.
    12.2. Deze Verwerkersovereenkomst is aangegaan voor de duur zoals bepaald in de hoofdovereenkomst tussen Partijen en bij gebreke van een hoofdovereenkomst in ieder geval voor de duur van de samenwerking.         12.3. Zodra de Verwerkersovereenkomst, om welke reden en op welke wijze dan ook, is beëindigd, zal Verwerker – naar keuze van Verwerkingsverantwoordelijke – alle persoonsgegevens die bij haar aanwezig zijn in originele of kopievorm retourneren aan Verwerkingsverantwoordelijke, en/of deze originele persoonsgegevens en eventuele kopieën daarvan verwijderen en/of vernietigen.
    12.4. Partijen mogen deze overeenkomst alleen wijzigen met wederzijdse instemming.
  • Artikel 13. Toepasselijk recht en geschillenbeslechting
    13.1. De Verwerkersovereenkomst en de uitvoering daarvan worden beheerst door Nederlands recht.
    13.2. Alle geschillen, welke tussen Partijen mochten ontstaan in verband met de Verwerkersovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter voor het arrondissement waarin Verwerker gevestigd is.

Bijlage 1: Specificatie persoonsgegevens en betrokkenen.

Persoonsgegevens:
Verwerker zal in het kader van artikel 1.1 van de Verwerkersovereenkomst, de volgende (bijzondere) persoonsgegevens verwerken in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke:

NAW-gegevens, Telefoonnummers, E-mailadres, (Pas)foto’s, BSN-nummer, CV, Geboortedatum, Burgerlijke staat, Financiële gegevens, Arbeidsvoorwaarden, Functie, Aanwezigheid, Urenregistratie, Verlofverwerking, Verzuimregistratie (in beveiligde Arbo en Verzuimverzekerings sites), Declaratiebeheer, Ritregistratie, Uitgiftenregistratie, Documentenbeheer

Volgens de mappenstructuur in het Management Interface gedeelte

Bewaartermijnen van documenten, fiscale documenten 7 jaar na uitdienst, Overige decumenten 5 jaar na uitdienst

Van de categorieën betrokkenen: Werkgevers en Werknemers, Verwerkingsverantwoordelijke staat ervoor in dat de in deze Bijlage 1 omschreven persoonsgegevens en categorieën betrokkenen volledig en correct zijn, en vrijwaart Verwerker voor enige gebreken en aanspraken die resulteren uit een incorrecte weergave door Verwerkingsverantwoordelijke.

AVG: Werknemer heeft recht op kopie personeelsdossier

Bron:Rendement.nl

Een werknemer kan bij zijn werkgever een verzoek indienen om de gegevens die in zijn personeelsdossier staan in te zien. Als een werknemer hierom vraagt, moet de werkgever straks onder de AVG ook een kopie van het dossier aan de werknemer verstrekken.

Zowel onder de Wet bescherming persoonsgegevens als onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) die per 25 mei 2018 van toepassing is, hebben werknemers inzagerecht. Dat wil zeggen dat de werknemer aan zijn werkgever mag vragen welke persoonsgegevens de organisatie van hem verzamelt. Dit heeft ook tot gevolg dat de werknemer het recht heeft om de gegevens die in zijn personeelsdossier zijn opgeslagen in te zien. Dient de werknemer zo’n verzoek bij de werkgever in, dan moet de werkgever hier binnen vier weken schriftelijk of per e-mail op reageren.

Gegevens ter plekke laten inzien voldoet niet meer.

Op dit moment kan een werkgever op verschillende manieren aan een verzoek tot inzage in het personeelsdossier voldoen. Een werkgever kan er bijvoorbeeld voor kiezen om de gegevens uit het personeelsdossier niet aan de werknemer te verstrekken, maar hem uit te nodigen om het personeelsdossier ergens ter plekke te komen inzien. Onder de AVG is dit anders. De werknemer heeft dan in principe ook altijd recht op een kopie van zijn personeelsdossier.

Mijnpersoneelsdossier.nl: Een medewerker heeft altijd direct inzicht in zijn personeelsdossier dmv zijn persoonlijke inloggegevens. Open en transparant communiceren.

AVG: privacyregels voor gebruik van foto's werknemers

Bron:Rendament

Veel organisaties gebruiken foto’s van werknemers, bijvoorbeeld voor een smoelenboek op intranet. Ook onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is daarvoor toestemming nodig.

Het werkt wel handig: een werknemer moet een collega benaderen met wie hij niet eerder heeft samengewerkt en weet niet hoe die collega eruitziet. Op het intranet van zijn organisatie zoekt hij de persoon op en voilà, naast de contactgegevens van de werknemer staat een foto. Hoewel zo’n foto op intranet personeel kan helpen, mag een werkgever niet zomaar (pas)foto’s van werknemers gebruiken. Dit is onder de huidige Wet bescherming persoonsgegevens zo en de AVG – vanaf 25 mei 2018 van toepassing – is hier niet minder streng in. Een foto met iemands beeltenis of een pasfoto kan bijzondere persoonsgegevens weergeven.

Strikte regels voor toestemming van werknemer

Als de verwerking van een persoonsgegeven niet strikt noodzakelijk is, moet de werkgever expliciet om toestemming vragen aan werknemers. Dit is bij een smoelenboek het geval. De AVG (tools) stelt diverse eisen aan de goedkeuring. De werkgever mag niet te snel aannemen dat er sprake is van toestemming. De werknemer moet goed weten waar hij precies toestemming voor geeft. Daarvoor is het belangrijk dat de werkgever de werknemer in duidelijke en eenvoudige taal informeert. De organisatie moet kunnen bewijzen dat de werknemer een geldige toestemming heeft gegeven voor de specifieke situatie (in dit geval de foto op intranet). Bij het verzoek om goedkeuring behoort de werkgever aan te geven dat de werknemer zijn goedkeuring op elk moment weer kan intrekken. Uiteraard is het ook verplicht om het beeldmateriaal goed te beschermen.

Werknemer niet benadelen bij weigeren van foto

De werknemer moet de toestemming vrijwillig geven en daarbij dus niet onder druk worden gezet. De vraag is natuurlijk of er bij een gezagsverhouding, zoals de werkgever-werknemerrelatie, wel sprake kan zijn van vrijelijke toestemming. Bij voorkeur baseert een werkgever een verwerking van persoonsgegevens van een werknemer op een andere grondslag, zoals een wettelijke verplichting. Maar bij het plaatsen van foto’s op intranet (tool) is toestemming in principe de enige optie

Mijnpersoneelsdossier.nl: Een medewerker kan zelf zijn foto uploaden. Hiermee geeft de medewerker toestemming tot het gebruik van de foto voor deze tool.


bewaartermijnen voor personeelsadministratie

Bron:Rendament

Werkgevers moeten voor het verwerken van persoonsgegevens van hun personeel rekening houden met (wettelijke) bewaartermijnen. Wat bepaalt de AVG over de bewaartermijnen voor de personeelsadministratie?


De nieuwe Europese privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn per 25 mei van toepassing. Door deze privacyregels (tool) vervalt de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP). In de WBP staat dat persoonsgegevens niet langer mogen worden bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verzameld en verwerkt worden. Deze bepaling is ook verwerkt in de AVG. De Autoriteit Persoonsgegevens geeft dan ook aan dat onder de AVG dezelfde regels gelden voor het bewaren van persoonsgegevens als nu. De bewaartermijnen voor de personeelsadministratie (tool) wijzigen niet.


Geen bewaartermijnen opgenomen in AVG


In de AVG zelf zijn geen bewaartermijnen vastgelegd. Het uitgangspunt is dat de werkgever persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig is. Een voorbeeld: een werkgever is wettelijk verplicht om een kopie van het identiteitsbewijs van een werknemer (tool) tot vijf jaar na uitdiensttreding te bewaren. Na die vijf jaar is het niet meer nodig om over de kopie te beschikken en dus moet de werkgever die kopie vernietigen. Als er voor bepaalde gegevens geen wettelijke bewaartermijn bestaat – zoals voor verzuimgegevens – is het minder helder welke bewaartermijn is toegestaan. De werkgever moet dan nagaan tot wanneer er een gerechtvaardigd doel is om over de informatie te beschikken. Is er geen doel meer, dan moet hij de persoonsgegevens vernietigen.


Bewaartermijnen vastleggen in verwerkingsregister


De organisatie moet bewaartermijnen (e-learning) vastleggen in een bewaarbeleid. Onder de AVG (tools) behoort de werkgever zijn werknemers te informeren over de verwerking van hun persoonsgegevens én ook over de bijbehorende bewaartermijnen. Ook moet hij de (beoogde) bewaartermijnen opnemen in het register waarin hij verwerkingen van persoonsgegevens bijhoudt.

Mijnpersoneelsdossier.nl: hierin zijn automatische de bewaartermijnen opgenomen. Als de medewerker uit dienst gaat worden de gegevens na loop van tijd verwijderd uit het systeem. Rekening houdende met de fiscale bewaartermijn van documenten.